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PROPUESTA DE PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS SONOROS SEGÚN RECOMENDACIONES INTERNACIONALES

Autora: Tania Martos Arrojo (Universidad Rey Juan Carlos)

Mesa temática: Conservación del patrimonio
Palabras clave: documentos sonoros, conservación, almacenamiento, recomendaciones internacionales.

Resumen
1. Introducción

Los documentos sonoros son una fuente patrimonial de información de incalculable valor histórico que, además, puede contener material único e inédito, por lo que su estudio y tratamiento son necesarios e imprescindibles, especialmente para la música.

2. Objetivo

El objetivo de este escrito es realizar una propuesta de principios básicos para la correcta conservación y almacenamiento de los documentos sonoros según las recomendaciones internacionales más relevantes, demostrando la variedad de criterios existentes para asegurar una óptima conservación de este tipo de material.

3. Método

Se elaborará una propuesta de principios básicos basada en el análisis de las recomendaciones publicadas de las principales organizaciones internacionales relacionadas con la conservación y almacenamiento de los documentos sonoros, como son la UNESCO, la International Association of Sound and Audiovisual Archives (IASA), la International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) y la Association for Recorded Sound Collections (ARSC).

4. Propuesta de principios básicos para la conservación y almacenamiento de soportes sonoros

La música representa, y ha representado durante siglos, una parte significativa de las denominadas “artes del espectáculo”, abarcando géneros musicales tan significativos como la ópera o la música instrumental.

Desde hace poco más de cien años, el sonido puede ser almacenado en un soporte físico donde perdura la grabación de forma indefinida, aunque debido a la inestabilidad del material

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de fabricación de los primeros soportes sonoros, en realidad miles de horas de audio corren el peligro de desaparecer de forma irremediable debido al deterioro imparable del soporte en sí.

A continuación se proponen los siguientes principios para la conservación y almacenamiento de soportes sonoros, basados en recomendaciones realizadas por prestigiosas organizaciones internacionales:

  1. Elección adecuada del espacio de conservación, evitando sótanos y plantas altas.
    La recomendación de la ARSC (2015: 67) afirma que las plantas bajas son típicamente el mejor lugar para almacenar colecciones de audio, mientras que otras directrices como la realizada por la Library of Congress de Estados Unidos (2018) se oponen a ese emplazamiento por riesgo de inundaciones, entre otras posibles incidencias. Por otra parte, la luz directa puede afectar a la degradación de ciertos soportes por lo que las plantas altas o ciertas ubicaciones donde haya ventanales grandes serían también inadecuadas.

  2. Favorecer unas condiciones de temperatura y humedad relativa óptimas para todos los soportes.

    Las condiciones ambientales de conservación vienen determinadas especialmente por la concreción de los valores de temperatura y humedad relativa. En cuanto a estos parámetros, los centros o instituciones deberían seleccionarlos de forma que puedan mantenerse sin variación las 24 horas del día durante todo el año. En este sentido, según la IASA (2015: 36) la estabilidad es más importante que los valores absolutos de temperatura y humedad. Por ejemplo, la IFLA (1998: 78) destaca que, en el caso concreto de las cintas magnéticas, es conveniente evitar los cambios bruscos de temperatura.

    En general, según la IASA (2015: 34), para todos los materiales, excepto para los discos de laca, las variaciones de temperatura no deben exceder los 3°C y las variaciones de humedad no deben exceder el 5% en un periodo mayor a 24 horas. La IASA recomienda almacenar los soportes dentro de un amplio margen de valores de temperatura, que varía desde los 8oC hasta los 35oC (±3 oC), aunque especifica que sería adecuado un valor medio de unos 20 oC (IASA, 2015: 35). En cuanto a la humedad relativa, establece unos valores máximos entre 25% y 60%, aunque recomienda unos valores de humedad media entre 40% y 50%.

    La ARSC, por su parte, sugiere unos valores de temperatura entre 8oC y 12 °C (±1 oC) para un almacenamiento a largo plazo, y de 20 oC a corto plazo (un almacenamiento menor a 10 años) (ARSC, 2015: 69). Sobre los valores de humedad relativa recomienda establece un valor entre 25% y 35% para un almacenamiento a largo plazo y entre 30% y 50% para el almacenamiento a corto plazo (ARSC, 2015: 69).

    Como propuesta, lo deseable sería que cada soporte tuviera un espacio concreto y exclusivo con unas condiciones ambientales específicas para ese soporte, pero esta premisa es inalcanzable dado el gran espacio y presupuesto que conlleva. Por lo tanto, es conveniente elegir unas condiciones de humedad relativa y temperatura que sean aptas para todos los soportes y cuya variación sea mínima. Asimismo, es preciso que

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las condiciones ambientales estén controladas por un sistema de acondicionamiento adecuado. Este hecho puede resultar inalcanzable para determinados centros, puesto que el sistema debe estar funcionando sin descanso y necesita un gran presupuesto. Para aliviar costes, es recomendable que las instituciones cooperen entre sí, por ejemplo cediendo parte de colecciones a centros que se encuentren más preparados para poder albergar y conservar de esta forma, durante más tiempo, este tipo de material sonoro.

3. Comprobar el modo de almacenamiento de cada tipología.
Es de suma importancia para la correcta conservación del soporte el modo en el que se almacena. Es decir, incluye la posición, la funda o carcasa, la exposición a la luz o campos magnéticos, entro otros factores. De la misma manera, es importante que el personal del archivo conozca el modo correcto en que deben ser almacenados los soportes.

Por ejemplo, sobre las estanterías de almacenamiento, hay tres formas principales de

almacenar formatos de audio según la ARSC (2015: 65), (1) estanterías de metal o

madera, (2) en estanterías metálicas compactas, y (3) en estanterías dentro de cajas de

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archivo” , aunque en la actualidad, tal y como especifica la IASA (2015: 51), se

utilizan estantes de metal (acero).

La ARSC (2015: 62) destaca también que todos los formatos de audio deben estar alojados en contenedores o fundas que sean resistentes, limpios, y protejan contra factores ambientales, como polvo o moho. También hay que tener cuidado con las huellas dactilares, arañazos, daños por agua o golpes.

Según la tipología de cada soporte, se tienen las siguientes recomendaciones:

Para soportes mecánicos

Según la IFLA (1998: 75), los discos deben almacenarse en fundas interiores de polietileno suave, evitando las fundas de papel, cartón o PVC. En este sentido, la ARSC (2015: 63) también recomienda el uso de una funda de polietileno, aunque asegura que los discos de vinilo comerciales pueden almacenarse en su funda original. Por último, la IASA (2015: 40) recomienda que los discos de vinilo se almacenen con las aberturas de las fundas exteriores e interiores en diferentes posiciones, para evitar la acumulación de polvo.

Sobre la colocación, la UNESCO (1998: 24), la IFLA (1998: 75) como la IASA (2015, 50) coinciden en que los discos deben ser colocados verticalmente y, más concretamente, la IASA (2015: 52) afirma que conviene mantenerlos juntos, pero sin que ejerzan presión entre ellos.

1 Traducción propia del siguiente texto: (1) on metal or Wood stationary shelving, (2) on metal compact shelving, and (3) in archival boxes on shelves

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Para la IFLA (998: 75), como norma general, hay que evitar una exposición directa a la luz solar o cualquier otra fuente de calor.

Para soportes magnéticos

La UNESCO (1998: 31) afirma que, con todos los formatos de cinta, es muy importante obtener una superficie absolutamente plana de la cinta.
Según la IFLA (1998: 78), las cintas de carrete abierto deben guardarse en estuches protectores y deben estar sostenidos por el eje. La ARSC (2015: 64) también asegura que todas las cintas de audio magnéticas deben almacenarse en sus cajas originales o en cajas de archivo.

En cuanto a la colocación, tanto la IFLA (1998:78), la ARSC (2015: 64) como la UNESCO (1998: 31) recomiendan guardar las cintas de carrete abierto o casetes de forma vertical.
Además, la IFLA (1998: 78) y la IASA (2015: 41) afirman que no se deben exponer las cintas o casetes a la luz solar. Además, conviene tener que en cuenta que, según la IFLA (1998: 78) y la UNESCO (1998: 31), es importante mantener las cintas lejos de los campos magnéticos (por ejemplo, no colocar las cintas sobre equipos eléctricos).

Para soportes ópticos

La ARSC (2015: 64) y la IFLA (1998: 80) afirman que los discos ópticos deben almacenarse en cajas de tipo “joyero”, dado que ayudan a proteger contra los rayados, el polvo, la luz y los cambios bruscos de humedad.
Por otro lado, la UNESCO (2003: 114), señala que el lugar elegido para almacenar este tipo de soportes debe ser un sitio oscuro, pues son sensibles a la luz, prestando especial atención a que no haya una exposición directa a la luz solar, tal y como comenta la IASA (2015: 41).

  1. Realizar un mantenimiento y revisión periódicos de los soportes.
    Según la IFLA (2004: 18), es importante realizar exámenes con regularidad sobre el grado de deterioro de los soportes para evitar pérdidas de información irrecuperables, puesto que si en el futuro se decide llevar a cabo un proyecto de digitalización es necesario conservar los soportes de la mejor forma posible.
    Para la IASA (2015: 46), como norma general, todo soporte incorporado a un archivo debe limpiarse antes de ingresar a las áreas de almacenamiento. Además, la ARSC (2015: 58) especifica que ningún soporte debe colocarse en una máquina de reproducción sin haber sido limpiado adecuadamente.

  2. Adquirir equipos de reproducción para aquellos formatos que posea la institución en cada caso y comprobar su estado periódicamente.

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La obsolescencia es un tema de prioridad absoluta en cuanto a soportes sonoros. Algunos soportes antiguos no pueden reproducirse en ciertos centros por no poseer los equipos de reproducción necesarios o por la ausencia de servicio técnico. Por eso es necesario tener disponibilidad de los equipos necesarios en cada caso y revisar su estado de forma regular.

La IASA (2017: 7) afirma que el mantenimiento de los sistemas de reproducción obsoletos llegará a ser inasumible y, por lo tanto, el acceso al contenido cesará. Por su parte, la ARSC (2015: 74) asegura que el mantenimiento periódico de todos los equipos de reproducción es imprescindible para garantizar un posterior uso sin daños para el soporte.

Asimismo, el tema de la obsolescencia es una preocupación presente también en el Programa de Memoria del Mundo de la UNESCO (2002: 11), afirmando que “se suman cada vez más los documentos “legibles a máquina”, como los disquetes y las cintas de vídeo, cuya perdurabilidad y recuperación dependen de tecnologías con un elevado y creciente índice de obsolescencia”.

  1. Cuidar la formación del personal al cargo de este material.
    Para poder garantizar un control y mantenimiento adecuado de la colección sonora es necesario contar con personal cualificado en este tipo de material y favorecer su continua formación sobre estas fuentes que se encuentran en constante evolución.

  2. Impulsar proyectos de cooperación institucional.
    La cooperación podría ser una solución muy oportuna para salvar muchas colecciones sonoras, puesto que puede ayudar a plantear soluciones conjuntas frente a otros problemas de archivo. En este sentido, la IFLA (2004: 11) hace hincapié en que la cooperación puede ser de gran utilidad para el intercambio de información y “debe tomarse en consideración para cuestiones relacionadas con adquisiciones, catalogación, clasificación, indexación por materias, capacitación, digitalización, archivo, y preservación”.
    Sobre conservación, esta podría ser llevada a cabo adecuadamente en el mismo centro poseedor del material sonoro o se podría ceder la conservación de su colección a otro centro que tenga mejores condiciones de almacenamiento, por lo que la cooperación en relación a la conservación también debe fomentarse y practicarse para poder salvar del deterioro inevitable a multitud de soportes sonoros.

5. Conclusiones

- La conservación adecuada de los soportes sonoros debe estar presente para la recuperación de un patrimonio cultural que contiene información sonora, en muchas ocasiones única y de valor incalculable. Los valores y características elegidos para su correcta conservación deberían consensuarse bajo unos criter ios objetivos y estandarizados, y siempre basados en directrices realizadas por organismos de reconocido prestigio. En este sentido, cabe destacar la falta de consenso por ejemplo en valores de humedad relativa y temperatura de conservación, aun sabiendo que las diferencias mínimas pueden afectar enormemente a ciertas tipologías. Se hace

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necesaria una estandarización consensuada por parte de las principales organizaciones

analizadas para dar una respuesta conjunta a la conservación de este patrimonio.
- La propuesta de principios de conservación que se realiza en esta investigación se ha creado en base a numerosas recomendaciones realizadas por organizaciones internacionales como la UNESCO, la IFLA o la IASA, con el objetivo de poder aplicar dichos principios a cualquier centro o institución que posea este material

sonoro en su colección.

1. Bibliografía

- ARSC (2015). Guide for Audio Preservation. Brylawski S., Lerman M., Pike R., Smith K., (editors) Disponible en: <https://www.clir.org/wp- content/uploads/sites/6/pub164.pdf> [Última consulta: 24 de septiembre de 2018].

  • -  IASA. (2015). Manejo y almacenamiento de soportes de audio y de vídeo. (Trad. por M. Pliego). México: Fonoteca Nacional del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes. Original en inglés: IASA. (2014). Handling and Storage of Audio and Video Carriers. Häfner, A. y Schüller, D. (ed.). United Kingdom: International Association of Sound and Audiovisual Archives.

  • -  IASA. (2017). The Safeguarding of the Audio Heritage: Ethics, Principles and Preservation Strategy. Prentice W. y Gaustad L. (ed.). Disponible en: https://www.iasa- web.org/sites/default/files/downloads/publications/TC03_English.pdf [2019, 12 de marzo].

  • -  IFLA. (1998). Principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. Compilado y editado Edward P. Adcock. Traducción en español para el Proyecto Cooperativo de Conservación para Bibliotecas y Archivos. Disponible en: <https://www.ifla.org/files/assets/pac/ipi/ipi1-es.pdf> [Última consulta: 23 de agosto de 2018].

  • -  IFLA. (2004). Sección de Audiovisuales y Multimedios. Directrices para materiales audiovisuales y multimedia en bibliotecas y otras instituciones. Disponible en: <https://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/84.pdf> [Última consulta: 20 de enero de 2013].

  • -  Library of Congress. (2018). Care, Handling, and Storage of Audio Visual Materials. Disponible en: <http://www.loc.gov/preservation/care/record.html#skip_menu> [Última consulta: 20 de enero de 2013].

  • -  UNESCO (1998). Safeguarding the Documentary Heritage. Memory of the world programme. A Guide to Standards, Recommended Practices and Reference Literature Related to the Preservation of Documents of All Kinds. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0011/001126/112676eo.pdf> [Última consulta: 24 de agosto de 2018].

  • -  UNESCO. (2002). Memoria del Mundo: Directrices para la salvaguardia del patrimonio documental. Preparada por Ray Edmondson. París: UNESCO. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0012/001256/125637s.pdf> [Última consulta: 20 de enero de 2013].

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- UNESCO. (2003). Directrices para la preservación del patrimonio digital. Preparado por la Biblioteca Nacional de Australia. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf> [Última consulta: 20 de enero de 2013].

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